+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Выбрасывать ли конверты при получении корреспонденции инструкции для секретаря

Активировать доступ. Только сегодня! Чтобы обеспечить качество материалов, многие документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Именно поэтому организация работы с документами должна быть на высшем уровне. Налаженное делопроизводство относится к группе основных условий конкурентоспособности. Дополнительно этот раздел может вмещать информацию о правилах разработки документации коллегиального совещательного органа и заместителей руководства.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно хранить первичную документацию?

Зачем сохранять конверты?

Включите JavaScript для лучшей работы сайта. Поступающие в организацию документы подлежат учету. Обычно регистрация входящих писем — задача канцелярии, но в небольших коллективах эту обязанность часто возлагают на секретаря. Методика оформления корреспонденции, как правило, подробно описывается во внутренней инструкции по делопроизводству. Если же она отсутствует, при обработке новых документов нужно придерживаться определенного порядка действий. Вам понадобится. Примите и рассортируйте поступившую корреспонденцию.

Не спешите выбрасывать конверт, предварительно проверьте, указан ли в тексте обратный адрес. В регистрации не нуждаются бухгалтерские документы счета, накладные , поздравления, рекламные материалы. Внесите сведения о поступивших письмах в журнал регистрации входящей корреспонденции. Он может быть электронным или традиционным бумажным.

Заполняя электронные формы, следуйте рекомендациям разработчиков программы. Компьютерные системы облегчают канцелярский труд, помогает быстро найти нужную информацию. Однако, в них важна унификация, строгое соблюдение правил ввода сведений, иначе документ может затеряться в базе.

Традиционный журнал регистрации купите в типографии или оформите самостоятельно в тетради формата А4. Главное требование к нему — простота поиска, наглядность и аккуратность заполнения. Удобно вести журнал в виде таблицы со следующими графами Дата регистрации.

Входящие письма учитывайте в день получения и вечером передавайте на рассмотрение руководителю, если в организации не принят иной порядок;2. Регистрационный номер. Вся поступившая корреспонденция регистрируется один раз, независимо от количества поступивших позже копий, в том числе электронных;3. Тема документа. Эту графу можно заполнить сведениями из заголовка письма или кратко сформулировать основную мысль после его прочтения.

Пишите так, чтобы позже вы могли легко вспомнить, о каком именно документе идет речь, и объяснить это коллегам. Графу заполните после получения визы руководителя. Впишите фамилию сотрудника, который будет готовить ответ. Здесь же пометьте срок исполнения. Дату ответа на срочное письмо выделите цветным маркером или подчеркните.

Здесь вы можете делать отметки о выполнении поручения руководителя, или указывать наличие важных приложений к письму, или помечать количество копий, находящихся у сотрудников в работе.

Дополните таблицу по вашему усмотрению. Например, опасаясь за сохранность документов, выделите графу для подписи исполнителя при получении письма. Однако не перегружайте журнал и себя чрезмерно подробными записями. Всю нужную информацию содержит документ, регистрационные формы лишь помогают проследить стадию работы над ним. Оттиск должен располагаться в правом нижнем углу первой страницы документа. Следите, чтобы печатью не перекрывался текст.

Порядковый номер и дату поступления впишите в строку оттиска вручную. Полезный совет. Совет полезен? Да Нет. Добавить комментарий к статье. Осталось символов: Показать еще.

Дмитрий Миронов

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Почтовым конвертам или вообще не уделяют внимание, или, наоборот, излишне таким образом доказывают при необходимости получение письма. следует оставлять в организации конверты входящей корреспонденции, дан по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах.

Экспедиционная обработка документов

Почтовым конвертам или вообще не уделяют внимание, или, наоборот, излишне перестраховываются и хранят их чересчур бережно. Хранят, конечно, не просто так. Те, кто перестраховывается, таким образом доказывают при необходимости получение письма. В статье рассмотрим, что именно можно подтвердить при помощи почтового конверта и как лучше отправить письмо, чтобы иметь юридически значимое доказательство его получения. Ответ на вопрос, в каких случаях следует оставлять в организации конверты входящей корреспонденции, дан в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждены приказом Росархива от В некоторых организациях конверты к письмам прикладывают в качестве дополнительного доказательства того, что документ был получен. Это точно лишнее. Во-первых, если документ уже в организации, то никаких дополнительных доказательств его отправления и получения не требуется: он сам по себе лучшее тому подтверждение. Во-вторых, конверт даже со всеми штампами — доказательство малоубедительное.

Инструкция для организации работы с документами

Включите JavaScript для лучшей работы сайта. Поступающие в организацию документы подлежат учету. Обычно регистрация входящих писем — задача канцелярии, но в небольших коллективах эту обязанность часто возлагают на секретаря. Методика оформления корреспонденции, как правило, подробно описывается во внутренней инструкции по делопроизводству.

Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов.

Как оформить входящие письма

Инструкция по обработке и хранению конфиденциальных документов фирмы. Источник: Степанов Е. Управление персоналом: Персонал в системе защиты информации: Учебное пособие. Общие положения. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, обработки и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные соответствующим перечнем к производственной или коммерческой тайне некрупной предпринимательской фирмы.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться. Регистрация Забыл пароль Запомнить. Размещение рекламы. Обмен документами.

Сами конверты обычно выбрасывают, но и здесь не без нюансов. Например, некоторым категориям документов при регистрации Вариант 1 — сканировать бумажное письмо с подписью о получении и вешать скан в входящей корреспонденции, затем выясняется, что параллельно.

.

.

.

.

.

Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Лидия

    Ответ один: Захотелось народу по мнению В.Р. шары! Но люди забыли в какой они стране живут! Уже два майдана было=что-то поменялось в лучшую сторону!