+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно сформировать личное дело муниципального служащего

Автор: Данилова В. Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации в том числе коммерческие ее применяют. Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Состав личного дела - Елена Пономарева

Какие документы хранятся в личном деле работника

Автор: Данилова В. Ведение личных дел работников в государственных и муниципальных учреждениях необязательно. Исключения установлены только для определенных категорий работников: гражданских и муниципальных служащих, прокурорских работников, сотрудников ОВД и др. Но поскольку такая форма сбора информации о работниках очень удобна, многие организации в том числе коммерческие ее применяют.

Как формировать личные дела работников? Какие документы туда включать? Какие из них должны быть в оригиналах, а какие в копиях? Нужно ли дела прошивать? Как их хранить и сколько? На эти вопросы вы найдете ответы в данной публикации. Итак, что же такое личное дело? В Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций разработаны ВНИИДАД далее — Рекомендации личное дело определяется как систематизированный комплекс персональных и первичных учетных документов, характеризующих трудовую деятельность конкретного работника.

Поскольку, как уже было отмечено, обязательность ведения личных дел в государственных и муниципальных учреждениях законодательством не установлена, и документов, устанавливающих порядок их ведения, нет если только он не установлен нормативными ведомственными актами или локальными документами организации. Те, кто планирует заводить на работников личные дела, могут руководствоваться Рекомендациями, а также Указом Президента РФ от Ну и конечно, поскольку в личное дело включаются документы, содержащие персональные данные работников, нужно соблюдать требования Федерального закона от То есть личное дело начинается с трудового договора и приказа о приеме на работу.

Заканчивается оно приказом об увольнении. Сразу отметим, что не включаются в личное дело трудовая книжка и личная карточка, так как эти обязательные документы подлежат отдельному хранению в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Не будем называть все документы, которые должны включаться в личные дела госслужащих и перечислены в Положении, поскольку многие из них имеют отношение только к прохождению государственной службы например, заявление о приеме на работу, справка о доходах, документы о включении служащего в кадровый резерв. С учетом Положения приведем приблизительный максимальный перечень, который подойдет для государственных и муниципальных учреждений.

Копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, например свидетельства о рождении ребенка. Копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности. Копии документов об образовании и о квалификации, документов, подтверждающих повышение или присвоение квалификации по результатам дополнительного профессионального обучения, документов о присвоении ученой степени, ученого звания если таковые имеются.

Копии документов воинского учета для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу. Копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ.

Копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан. Медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на работу в случаях установленных законодательством , о прохождении обязательных медицинских осмотров.

Экземпляр трудового договора, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в трудовой договор. Копии приказов о приеме на работу, переводах, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, увольнении и иных.

Документы, связанные с оформлением допуска к работе с персональными данными, со сведениями, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну. Отметим, что оригиналы приказов хранятся отдельно. Что касается трудовых договоров, они также могут храниться отдельно, а в личное дело тогда помещают только копию. Все зависит от кадрового документооборота в конкретной организации. Как правило, в личное дело не включаются документы временного хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и т.

Но поскольку обязательных требований нет, вопрос о том, какие документы включать в личное дело, решает работодатель в зависимости от специфики работы учреждения. Личные дела формируются и ведутся, как правило, кадровой службой. Личное дело создается непосредственно после оформления трудовых отношений с работником. Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания — дата приказа об увольнении.

Номер дела изначально устанавливается в журнале регистрации личных дел, где они обычно нумеруются валовым порядком или с использованием индексов для разных категорий работников. Индекс и номер дела для удобства поиска можно проставить на корешке папки личного дела. Документы помещаются или подшиваются при помощи иглы и нитки в папку в хронологическом порядке. Личные дела служащих в соответствии с Положением брошюруются.

Наиболее удобным способом формирования документов в личное дело, считаем, будет именно брошюрирование в папки с разъемными креплениями, а не прошивание. Согласно Рекомендациям недопустимо создание так называемых нарядов личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно, при этом нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела. В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель может составляться по форме, установленной Основными правилами работы архивов организаций одобрены Решением Коллегии Росархива от Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела.

Его также можно приклеить на внутреннюю сторону обложки дела. Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника. Ведение предусматривает:. Кроме этого, личное дело в случае необходимости может передаваться другим лицам, имеющим доступ к персональным данным работников. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают, когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе.

При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело. Если из личного дела изымают отдельный документ, на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства, в которой указывают, с какой целью, на каком основании изъят документ и кому передан.

Кадровый работник, ответственный за ведение и хранения личных дел, проводит периодическую проверку состояния личных дел например, раз в год на предмет сохранности включенных в них документов.

Может быть предусмотрена обязанность ознакамливать работников с документами их личных дел не реже одного раза в год. Если же работник захочет ознакомиться со своим личным делом сам, это придется обеспечивать в соответствии с требованиями законодательства. Личные дела хранятся в запирающихся несгораемых шкафах, исключающих доступ других работников, где выстраиваются по порядковым номерам, по алфавиту или по структурным подразделениям.

Кадровый работник, занимающийся ведением личных дел, обязан обеспечивать сохранность личных дел и конфиденциальность сведений, содержащихся в них например, не оставлять личные дела на столах без присмотра. После увольнения работника его личное дело передается на хранение. На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры РФ от Однако прежде, чем передать дело на хранение после увольнения работника, оттуда следует изъять копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других предоставленных работником документов, содержащих его персональные данные п.

Эти данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Поэтому в личном деле оставляют только оригиналы и копии документов, которые касаются работы в учреждении. На них также составляются описи. В этом случае составлять внутренние описи к каждому личному делу не обязательно.

Но в начале наряда необходимо поместить общую внутреннюю опись вошедших в него личных дел — после обложки. Остается отметить, что если вы решили оформлять на работников личные дела, то для начала желательно установить порядок их формирования, хранения, использования и защиты локальным актом организации. Кроме этого, возможно, придется приобрести специальные шкафы или сейфы. Ну и конечно, не следует забывать о том, что к работнику, осуществляющему обработку персональных данных и ответственному за их хранение, и к организации могут быть применены меры административной ответственности по ст.

Самый быстрый способ получить качественную отчётность по МСФО! Бухгалтерский учет. Тест фирмы по ИНН бесплатно. Вход Регистрация. Подписка на новости. Ужесточить уголовную ответственность за неуплату налогов для физлиц предлагает СК. Как формируются личные дела сотрудников? Определение Итак, что же такое личное дело? Какие документы включать в личное дело? К личному делу могут приобщаться и иные документы. Как оформляются личные дела? Титульным листом личного дела является обложка папки.

Оформить обложку можно, например, так: Датой начала личного дела является дата приказа о приеме на работу, а датой окончания — дата приказа об увольнении. Страницы в любом случае нужно нумеровать. В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись. Как осуществляется ведение и хранение личных дел? Ведение предусматривает: внесение записей в опись; помещение документов по мере их поступления в хронологическом порядке; изъятие документов с устаревшими сведениями например, справок.

Когда работник увольняется После увольнения работника его личное дело передается на хранение. Из документов личного дела извлекаются все скрепки и скобы степлера. Ваше имя:. Код безопасности. Введите код безопасности:. Если Вы зарегистрируетесь , то сможете получать новые комментарии по e-mail. Последние статьи по теме: Какие нововведения ожидают бухгалтера бюджетной сферы в году?

Личное дело — правила ведения

Главная Документы Статья Порядок ведения личного дела муниципального служащего. Статья На муниципального служащего заводится личное дело, к которому приобщаются документы, связанные с его поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы. Личное дело муниципального служащего хранится в течение 10 лет.

Личное дело работника формируется в течение всего время работы, правильно ли я понимаю, что срок хранения личного дела составляет 50 лет​? Сформировать личные дела уволенных сотрудников можно и без копий дела: «Личное дело муниципального служащего Иванов Иван Иванович»;​.

Порядок ведения личных дел

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени все время работы или учебы. Они входят в состав документов по личному составу. В настоящее время личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным. Тем не менее практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте способствует лучшей сохранности документов и к ним обеспечен оперативный доступ способствует быстрому поиску информации по запросу.

Как формируются личные дела сотрудников?

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб ФЗ от Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации управляющей компании. Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет. Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника.

Государственные гражданские и муниципальные служащие ведут личные дела в силу прямого указания законодательства. А вот для остальных — бюджетных, казенных, автономных учреждений — законодатель такого указания не сделал.

Личное дело работника

Все работодатели обязаны вести личные карточки. А вот обязанность по ведению личного дела установлена только для государственных и муниципальных служащих. Личные дела остальных работников большинство учреждений и организаций, финансируемых из бюджетов различного уровня, может вести на свое усмотрение. Прочитав статью, вы узнаете, какими нормативными актами необходимо руководствоваться для правильного ведения личного дела, как оно формируется, какие документы в него включаются, как нужно его хранить, предусмотрена ли ответственность за его отсутствие или неправильное оформление. А вот норм, упоминающих его, а также обязывающих его вести, предостаточно — это и федеральные законы, и указы Президента РФ, и постановления Правительства РФ, и ведомственные приказы.

Как правильно сформировать личное дело работника

Из чего состоит личное дело? Какие документы подшивать, а какие не нужно? Как правильно организовать ведение и хранение? Эти и другие вопросы часто не дают покоя кадровикам. Разбираемся в статье. Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от № 79; ФЗ от.

Личное дело: формируем и оформляем

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Номенклатура дел. Часть 1 - Елена Пономарева
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Ульян

    Потом позвали на допрос, где меня допрашивало 6 следаков как какого-то маньяка. Давили жестко, но благодаря тому что я любитель таких каналов, в особенности канала Криминал ТВ, я нес какую-то ахинею и сползал с темы.